ビジネスメールで締切を守れそうにない時、時間をもう少し頂く必要があるかもしれません。
しかし、相手に悪い印象を与えてしまうのではないかと心配することはよくあります。
この記事では、以下のトピックに焦点を当てて詳しく解説します。
- 時間を延ばしてもらう適切な表現法
- 礼儀を欠かない代替フレーズ
- 依頼をする際の注意点
- 具体的な例文
これらのポイントを理解することで、時間をもう少し頂くことの不安を和らげることができます。
「もう少し時間が必要です」は失礼に当たるのか？正しい伝え方
失礼と受け取られる可能性のある状況
「もう少し、お時間をいただけますか」という表現は、場合によってはカジュアル過ぎて相手に不快感を与えることがあります。
特に以下のような状況では避けるべきです。
- 締め切り直前での連絡
- 遅延の理由を説明しない
- 謝罪を忘れる
失礼にならない代替フレーズ
より礼儀正しく表現することで、相手に好印象を与えることができます。以下のフレーズがおすすめです。
- 「締め切りについてご相談させてください」
- 「締め切りの延長をお願いできますか」
- 「もう少し作業時間を頂けないでしょうか」
効果的なリクエストのエッセンシャル
「追加の時間をお願いします」というリクエストを行う際の重要なポイントを以下にまとめます。
- 事前の通知 余裕をもって事前に通知することで、相手が対応の準備をする時間を確保できます。
- 理由の具体化 提出期限を延ばす必要がある具体的な理由を説明し、相手の理解を促します。
- 謝罪の表現 提出遅延の謝罪を含めることで、誠意を伝えることが可能です。
- 期限の明示 いつまでに完成させるかを明確にし、相手に安心を提供します。
ビジネスメールで時間延長を丁寧に依頼する文例集
以下に、実用的な文例を紹介します。
文例1（メールでのやり取りのみ）
この文例には、「謝罪の言葉」「具体的な理由の説明」、「新たな期限の設定」が含まれています。
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件名：〇〇案件に関する納期延長のお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。
先日お引き受けした〇〇案件について、予期せぬ〇〇の問題が発生し、約束した納期までに完了が難しくなりました。
そのため、恐れ入りますが、納期を〇月〇日まで延長していただけないでしょうか。
この度はご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございません。
ご検討いただけますと幸いです。
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文例２ 事前に遅延を通知する際の例文
最初に遅延が起こるかもしれないという情報を伝え、その後詳細について改めて連絡をする際の文例です。
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件名：〇〇案件の納期に関するご相談
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
現在進行中の〇〇案件につきまして、想定外の事態が発生し、予定の納期を守ることが困難となりました。
大変申し訳ないのですが、納期について再調整の必要がありますので、後日詳細をご連絡させていただきたいと思います。
この度はご迷惑をお掛けしてしまい、心よりお詫び申し上げます。
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まとめ
本記事では、ビジネスシーンにおける「もう少し時間をいただけますか」というリクエストをいかにして伝えるか、その要点と実践的な例文を提供しました。
適切な敬語を使うことにより、相手に悪い印象を与えることなく、納期の延長を依頼できるようになります。
この内容が、皆さんのビジネスにおけるコミュニケーションの向上に役立つことを願っています。
